Novosti povodom dostavljanja prepisa arhivske knjige
Približio se zakonom utvrđen rok (30.4.2022. godine) za dostavljenje prepisa arhivske knjige za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.
Povodom obaveza oko arhiviranja i dostavljanja prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu, u praksi su se pojavile brojne dileme. Mi smo obradili dilemu oko obaveza preduzetnika u smislu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.
Prepis arhivske knjige dostavljaju pravna lica, kako smo u prethodnom teksu naveli preduzetnici nemaju obavezu da dostave prepis arhivske knjige, ali imaju obavezu čuvanja dokumentacije u zakonom propisanim rokovima. (detaljno objašnjenje možete pogledati u našem tekstu: Preduzetnici i Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti)
Dilema se pojavila, u međuvremenu, i oko sledećih pitanja:
1. Pitanje:
Da li arhiviramo i dostavljamo prepis arhivske knjige od osnivanja ili samo za 2021. godinu?
Odgovor:
Arhivira se dokumentarni materijal i popisuje u arhivsku knjigu od osnivanja zaključno sa 2021. godinom.
Obrazloženje:
Arhivska knjiga se popunjava hronološki. Novi obrazac arhivske knjige u primeni je od 24.3.2022. godine i objavljen je uz Pravilnik o obrascu arhivske knjige (“Sl. glasnik RS”, br. 34/2022).
Član 2 Pravilnika:
„Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca, odnosno opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog i dokumentarnog materijala iz ranijih godina, koju su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala obavezni da vode od osnivanja, kao i dokumentarnog materijala koji se po bilo kojem osnovu nalazi kod stvaraoca i imaoca.“
To znači da će stvaoci arhivske građe, koji nisu do sada vršili upis u arhivsku knjigu, upisivati arhivsku građu od osnivanja zaključno sa 2021. godinom.
Nadležnom arhivu treba dostaviti prepis arhivske knjige za celokupnu arhivsku građu i dokumentarni materijal od osnivanja zaključno sa 2021. godinom ako do sada nije dostavljan prepis arhivske knjige.
2. Pitanje:
Šta ako ne dostavimo prepis arhivske knjige u zakonom utvrđenom roku?
Odgovor:
Smatramo da su arhivi trenutno preopterećeni dokumentacijom koja im se dostavlja i da će tolerisati duži rok u odnosu na onaj koji je zakonom utvrđen u cilju ispravno sastavljene dokumentacije koja treba da im se dostavi.
Obrazloženje:
Kontaktirali smo Istorijski arhiv grada Novog Sada i dobili informaciju da neće biti automatski sankcionisani oni koji dostave prepis arhivske knjige i posle 30.4.2022. godine.
Na radionici Arhiva Vojvodine – “KAKO IZVRŠITI OBAVEZE PO ZAKONU O ARHIVSKOJ GRAĐI I ARHIVSKOJ DELATNOSTI” održane 5.4.2022.godine u prostorijama Regionalne privredne komore Južnobačkog upravnog okruga, arhivatori su istakli da će tolerisati duži rok od zakonom predviđenog roka u cilju ispravnog arhiviranja (pravna lica koja ranije nisu popunjavala arhivsku knjigu sada treba da srede arhivu od osnivanja zaključno sa 2021. godinom), dok će se držati roka i sankcionisanja za sledeću dostavu prepisa arhivske knjige za arhivsku građu i dokumentarni materijal nastao u 2022. godini.
Na internet prezentaciji Istorijskog arhiva Beograda objavljeno je saopštene u kom se navodi da arhiv nije u mogućnosti da prima novu dokumentaciju, da stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala ne dostavljaju prepise arhivske knjige bez obzira na zakonski rok i da kaznene mere neće biti sprovođene dok svi stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala ne budu u prilici da im dostave dokumentaciju.
Mi predlažemo da kontaktirate nadležni arhiv i potvrdite gore navedene informacije.
Izvori:
- Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020)
- Pravilnik o obrascu arhivske knjige (“Sl. glasnik RS”, br. 34/2022)
- Internet prezentacija Istorijskog arhiva grada Novog Sada (odeljak kontakt) – www.arhivns.rs
- Internet prezentacija Istorijskog arhiva Beograda (odeljak aktuelno) – arhiv-beograda.org
- Internet prezentacija arhiva Vojvodine (odeljak kontakt) – http://arhivvojvodine.org.rs/